Digitalisierung von Unternehmen in Frankreich:
Die 5 wichtigsten Punkte
Juli 2024, In Extenso
+33 (0)6 84 77 07 81
strasser@ffu.euIn den nächsten zwei bis drei Jahren wird es keine Papierrechnung oder klassische Rechnung mehr geben. Der Prozess der Digitalisierung von Unternehmen ist in der Tat in vollem Gange. Aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung wird er fortgeführt werden. Sowohl Kleinstunternehmen als auch KMU stehen vor einer organisatorischen Wende, die sie in aller Ruhe angehen können. Sie sollten hierbei dennoch nicht den letzten Moment abwarten.
Wir schlagen vor, dass Sie mit den fünf wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche digitale Transformation Ihres Unternehmens beginnen. Entdecken Sie insbesondere unsere Tools, die auf dem Portal Inexweb zugänglich sind und von uns zur Verfügung gestellt werden, um Ihre Rechnungen ohne zusätzliche Kosten zu digitalisieren.
1. Verstehen der Digitalisierung von Kleinstunternehmen und KMU
Um das Projekt der digitalen Transformation Ihres Unternehmens erfolgreich zu starten, sollten Sie sich zunächst umfassend informieren. Suchen Sie nach Informationen zu diesem Thema und versuchen Sie, zu verstehen, inwieweit der papierlose Prozess für Ihr Unternehmen gewinnbringend sein kann. Ermitteln Sie, welche digitalen Herausforderungen für Ihre Struktur und Ihre Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung sind.
Sich über die Digitalisierung von Rechnungen und Geschäftsdokumenten weiterbilden und informieren
Suchen Sie Antworten auf Ihre Fragen:
- Wie gestalten sich Rahmen und Umfang der Digitalisierung?
- Welche konkreten Gewinne kann ich durch die Einführung der Digitalisierung für mein Geschäft erwarten?
- Welche Werkzeuge oder Software sind hierfür erforderlich?
- Warum und wie stellt dies einen natürlichen Übergang zur obligatorischen elektronischen Rechnung dar?
Beratende Einrichtungen wie die IHK und France Num bieten Unternehmen Dienstleistungen und Unterstützung bei der Umstellung auf digitale Technologien an. Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist ebenfalls ein idealer Partner, um die Digitalisierung zu verstehen und voranzutreiben. Im Zentrum der Finanzströme und der administrativen Verwaltung ihrer Kunden überwacht sie permanent die anwendbare Gesetzgebung sowie die neuen Technologien und Tools. Sie verfügt über die notwendigen Kompetenzen, um die Digitalisierung, Archivierung und Automatisierung Ihrer Tätigkeiten zu begleiten.
Die finanziellen und organisatorischen Vorteile der Digitalisierung entdecken
Um die Digitalisierung der Arbeitsabläufe und der Dokumente Ihres Unternehmens erfolgreich umzusetzen, sollten Sie davon überzeugt sein, dass ein derartiges Projekt für Ihr Unternehmen tatsächlich von Nutzen ist. Zum einen können Sie dann Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern leichter den Sinn und Zweck der Digitalisierung erklären und sie in die digitale Nutzung einbinden. Zum anderen vereinfachen Sie das Setzen von Prioritäten beim Einsatz, z. B. nach dem Pareto-Prinzip (80-20-Methode).
2. Wissen, an wen man sich wenden muss, um kompetente Unterstützung zu erhalten
Als Leiter eines Kleinstunternehmens oder eines KMU-Betriebs sind Sie vorrangig mit Ihrem Kerngeschäft und nicht mit der Verwaltungsorganisation beschäftigt. Daher empfiehlt es sich, sich bei der Digitalisierung helfen zu lassen.
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung wird die Kundenwerbung von Digitalisierungsdienstleistern verstärken
Sowohl im Privat- als auch im Berufsleben ändern sich die Gewohnheiten: Informationssuche im Web, Einkaufen im Internet, Archivierung in der Cloud usw. – die Digitalisierung ist überall. Weltweit werden nach und nach auch Rechnungen digitalisiert.
In einigen Jahren werden Unternehmen keine Papierrechnungen mehr ausstellen oder empfangen können. Dasselbe gilt für das klassische PDF-Dokument, ein Format, das sich für die Übermittlung von Rechnungen weiterentwickeln wird. Die Reform in Frankreich wird alle umsatzsteuerpflichtigen Gewerbetreibenden dazu zwingen, auf ein digitales und standardisiertes Format zurückzugreifen. Darüber hinaus müssen sie für die Kommunikation mit ihren Kunden zwingend ein Portal oder eine zugelassene Plattform nutzen.
Angesichts der Anzahl der betroffenen Unternehmen können Sie sich vorstellen, wie viele Angebote Sie als Leitungsorgan erhalten werden! Wem kann man vertrauen? Welchen Partner soll man bevorzugen? Welche technischen Lösungen sollen gewählt werden?
Ihr Wirtschaftsprüfer kennt die Bedürfnisse von Kleinstunternehmen und KMU am besten
Angesichts dieses wahrscheinlich großen Angebots an Dienstleistungen sollten Sie sich fragen, was Sie von Ihrem zukünftigen Digitalisierungspartner erwarten. Wird er in einem Jahr noch da sein, wenn Sie Fragen zur Nutzung der Tools oder zur elektronischen Rechnung haben? Nehmen Sie sich die Zeit, den Anbieter auszuwählen, der Ihnen die beste Unterstützung im Hinblick auf die maximale Produktivität Ihres Unternehmens bietet.
Wir bei In Extenso glauben, dass wir Ihnen relevante und dauerhafte Lösungen anbieten können. Wir kennen und teilen Ihre Sorgen:
- Effizienter Datenaustausch zwischen Ihnen und uns sowie mit Ihren Wirtschaftspartnern;
- einfache Nutzung und Einarbeitung in die Digitalisierungswerkzeuge durch Sie und Ihre Mitarbeiter;
- Übergang zu einer Digitalisierung, welche die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens fördert.
3. Ausarbeitung einer Strategie für die schrittweise Einführung der Digitalisierung
Haben Sie den Digitalisierungsprozess verstanden und die Art der Begleitung gewählt? Jetzt ist ein Zeitplan für die Einführung in Ihrem Unternehmen aufzustellen. Zusammenfassend empfehlen wir diese Schritte:
- Ernennung eines Digitalisierungsbeauftragten innerhalb des Unternehmens. Dieser Projektleiter arbeitet eng mit dem ausgewählten Dienstleister zusammen.
- Ermittlung des Digitalisierungsbedarfs (Dokumente: Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Pläne, Verträge usw.) sowohl auf Kunden- und Lieferantenseite als auch in Bezug auf Personalverwaltung und Gehaltsabrechnungen.
- Erfassung der Methoden und Instrumente, die derzeit im Unternehmen verwendet werden.
- Erstellung einer Kartografie aller Kunden- und Lieferantenströme des Unternehmens, um die zu behandelnden Fälle sowie potenzielle Schwierigkeiten herauszuarbeiten.
- Auswahl von Lösungen für die Digitalisierung des Unternehmens (Software, Portale oder Plattformen).
- Digitalisierung der eingehenden Rechnungsströme durch die Lieferanten selbst (was darauf hinausläuft, dass die Rechnungen als E-Mail-Anhang übermittelt werden müssen).
- Ausstellung von Kundenrechnungen in papierlosem Format.
- Abschluss der Vorbereitungen für die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung (zunächst Empfang, dann Versand) in Bezug auf die noch offenen Punkte (u. a. Aufnahme in das vom öffentlichen Rechnungsportal geführte Unternehmensverzeichnis und Erstellung eines E-Reportings für die Steuerbehörden).
4. Übernahme der an die Bedürfnisse des Unternehmens angepassten Werkzeuge zur Digitalisierung und Verwaltung der Abläufe
In Extenso ist eine landesweit tätige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Wir investieren seit Jahrzehnten in die digitale Transformation von Unternehmen. Seit 2014 bietet unser Portal „Inexweb“ Dienstleistungen im Bereich der Online-Buchhaltung und -Verwaltung an. Seit 2021 bieten wir unseren Kunden mit „Fulll“ eine umfassende kollaborative digitale Lösung sowohl für die Steuerung der Buchhaltung, der Steuern als auch der Sozialversicherung an.
Vor diesem Hintergrund haben wir beschlossen, noch einen Schritt weiter zu gehen. Hier sind die Instrumente, die allen zur Verfügung stehen, um die Digitalisierung von Kleinstunternehmen und KMU ab sofort zu fördern. Sie greifen darauf zu, ohne dass Ihnen zusätzliche Dienste berechnet werden, die über ihr aktuelles Abonnement hinausgehen.
Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen dank unseres neuen Einkaufsmoduls
Sie lassen Ihre Einkaufsrechnungen von Ihren Lieferanten oder über Rechnungssammler direkt auf unserer Plattform einreichen oder durch das Fotografieren von Ausgabenbelegen auf unserer Plattform direkt von Ihrem Computer oder Smartphone aus. Sie greifen von überall mit wenigen Klicks auf diese Dokumente zu, um sie einzusehen oder zu bestätigen. So gewöhnen Sie sich an eine rein digitale Verwaltung und schaffen die Papierordner in Ihrem Unternehmen ab.
Digitalisierung von Kundenrechnungen mit unserem Online-Tool
Erstellen Sie Ihre Kundenrechnungen mit Programmen wie Excel oder Word? Selbst wenn Sie anschließend eine PDF-Datei erzeugen, wird dieses Format in Zukunft keinen Bestand
mehr haben. Außerdem wird die Steuerbehörde vorschreiben, dass Rechnungen über einen bestimmten Kommunikationskanal, eine zugelassene Plattform oder das öffentliche Rechnungsportal an die Kunden zu übermitteln sind. Darüber hinaus werden zusätzliche Pflichtangaben fällig.
Aus all diesen Gründen bieten wir Ihnen seit Anfang 2024 ein neues, kostenloses Modul für die elektronische Rechnungsstellung auf dem Portal Inexweb an. Dies ist die Gelegenheit, ohne finanziellen Mehraufwand und ohne Anschaffung spezifischer Software loszulegen!
5. Einsatz einer Kommunikationsstrategie für die digitale Transformation ihres Unternehmens
Die erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen setzt auch eine gute Kommunikation in Bezug auf den Wandel voraus. Der Übergang von der Papier- zur digitalen Welt erfordert Schulungen und Informationen.
Schulung der Arbeitnehmer im digitalen Arbeitsprozess
Welche Lösungen oder Technologien auch immer vorgeschlagen werden, um die digitale Transformation voranzutreiben, unterschätzen Sie nie das Gewicht von Gewohnheiten. Wir alle wissen, dass die Lernkurve ein komplexer Prozess ist. Am Ende des Tunnels werden Sie und Ihre Arbeitnehmer sich fragen, warum Sie diesen Schritt nicht schon früher gegangen sind. Überlegen Sie sich die richtige Strategie: Mit wem und wo fangen Sie an, um später alle Mitarbeiter leicht ins Boot zu holen?
Information und Austausch mit Kunden und Lieferanten
Die Digitalisierung bezieht Ihre gesamten Partner mit ein. Ändern Sie das Format der Kundenrechnung? Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden, um ihnen zu verdeutlichen, was sich ändert. Bieten Sie ihnen an, die gleiche Plattform wie Sie zu nutzen, um die Buchungsbelege für ihr Unternehmen abzurufen. Möchten Sie die Menge der Papierrechnungen von Lieferanten reduzieren? Erklären Sie ihnen den digitalen Prozess, mit dem Sie ihnen ihre Rechnungen in papierloser Form übermitteln oder sogar über unser Online-Portal einreichen können. Die Digitalisierung der Unternehmen fördert die Leistungsfähigkeit. Dieser digitale Prozess erweist sich daher als strategisch wichtig. Der
Leiter eines Kleinstunternehmens oder eines KMU-Betriebs kann das Thema nicht einfach unter den Tisch kehren. Mit den Tools, die Ihnen jetzt zur Verfügung stehen, gibt es keine Ausreden mehr, um nicht zu starten! Die Wirtschaftsprüfer und Mitarbeiter von In Extenso bieten ihre Unterstützung beim Einsatz der Lösungen und bei der Anpassung der Arbeitsmethoden für jede Art von digitalen Daten an. Tauschen Sie sich mit ihnen aus und probieren Sie unsere kostenlosen Tools gleich aus.
Wir stehen Ihnen für die Beantwortung von Fragen zu diesem Thema zur Verfügung.
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