Kostenverwaltung ehrenamtlicher Vereinsmitarbeiter
in Frankreich
Mai 2024, Cabinet Baeumlin
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baeumlin@ffu.euWie werden in französischen Vereinen die von ihren ehrenamtlichen Mitarbeitern verauslagten Kosten verwaltet?
Es obliegt dem ehrenamtlichen Mitarbeiter selbst, zu entscheiden, ob er sich die von ihm verauslagten Kosten vom Verein erstatten lässt oder ob er auf eine Kostenerstattung zugunsten einer Spende verzichtet.
Ein ehrenamtlicher Mitarbeiter in Frankreich hat Anspruch auf Erstattung der Kosten, die er im Rahmen seiner Vereinstätigkeit verauslagt. Er kann jedoch beschließen, zugunsten des Vereins auf eine Erstattung zu verzichten.
Kostenerstattung…
In Frankreich müssen Vereine ihren ehrenamtlichen Mitarbeitern die Kosten erstatten, die diesen bei ihren Einsätzen im Zusammenhang mit dem Vereinszweck persönlich und tatsächlich entstehen. Die Erstattung erfolgt gegen Vorlage der entsprechenden Belege (Zugtickets, Restaurantrechnungen, sonstige Rechnungen etc.) und muss dem tatsächlich verauslagten Betrag entsprechen.
Wenn der ehrenamtliche Mitarbeiter sein eigenes Fahrzeug für die Tätigkeit des Vereins in Frankreich nutzt, können seine Kosten hingegen pauschal nach der von der französischen Steuerverwaltung festgelegten Kilometergeldtabelle bewertet werden.
Wichtiger Hinweis: Die pauschale Erstattung der Auslagen von ehrenamtlichen Mitarbeitern ist für Vereine einfacher zu handhaben als eine Erstattung, die auf den Euro genau und gegen Vorlage von Belegen erfolgt. Mit Ausnahme der Kilometerkosten ist dies jedoch nicht empfehlenswert, da diese Beträge von der französischen Sozialversicherungsbehörde URSSAF dann als Vergütung betrachtet werden könnten. Und wenn darüber hinaus ein Unterordnungsverhältnis zwischen dem Verein und dem ehrenamtlichen Mitarbeiter besteht, läuft dieser Gefahr, von den französischen Gerichten als Arbeitnehmer eingestuft zu werden.
… oder Verzicht auf Kostenerstattung zugunsten einer Spende
Ein ehrenamtlicher Helfer, der auf die Erstattung seiner Auslagen verzichtet, kann in Frankreich Anspruch auf eine Einkommenssteuerermäßigung haben, da dieser Verzicht in der Tat als Spende an den Verein erachtet wird. Dieser Verzicht erfolgt ohne Gegenleistung für den ehrenamtlichen Mitarbeiter (außer einer symbolischen Gegenleistung oder einer Gegenleistung von geringem Wert).
In der Praxis muss der ehrenamtliche Mitarbeiter auf seiner Spesenabrechnung folgenden Vermerk ausdrücklich angeben: „Hiermit bestätige ich (Name und Vorname), dass ich auf eine Erstattung der oben genannten Kosten verzichte und dem Verein den entsprechenden Betrag spende.“
Diese Kosten sind in der Buchhaltung des Vereins auszuweisen, wobei der Verein die Belege für die Kosten und die Verzichtserklärung aufbewahren muss. Der Verein stellt dem ehrenamtlichen Mitarbeiter eine Spendenquittung aus, und der ehrenamtliche Mitarbeiter gibt den Betrag der erlassenen Kosten in seiner Einkommensteuererklärung an.
Wie bei anderen Spenden auch, können in Frankreich nur Kostenverzichte an bestimmte Vereine steuermindernd geltend gemacht werden, insbesondere an gemeinnützige Vereine, die einen erzieherischen, sozialen, humanitären, philanthropischen, sportlichen oder kulturellen Zweck verfolgen oder sich für den Umweltschutz einsetzen.
Wichtiger Hinweis: Vereine tun gut daran, die Regeln für die Kostenerstattung klar zu definieren und ihre ehrenamtlichen Mitarbeiter hierüber aufzuklären.
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